blog

Automatisering, juist voor het MKB!

Voorbeeld automatisering

Automatisering gaat een steeds grotere rol spelen binnen bedrijven. Met name op het gebied van niet-klantgerichte processen is vaak veel winst te behalen. Denk bijvoorbeeld aan boekhouding & facturatie, urenregistratie, e-mail marketing, het opvolgen van sales en projectbeheer. Allemaal belangrijke processen, maar niet direct merkbaar voor de klant. Door deze processen efficiënter in te richten, creëer je ruimte om meer aandacht aan je klant te besteden.

Alleen voor grote bedrijven? Zeker niet! Juist MKB bedrijven kunnen hier veel baat bij hebben.

Wat levert het op?

Je kunt je beschikbare tijd maar één keer inzetten. Wanneer je automatisering op de juiste manier toepast, kan het je flink wat tijdswinst opleveren. Tijd die je vervolgens kunt investeren in zaken die er voor jou en je team het meest toe doen. Ook zijn automatische bewerkingen minder foutgevoelig dan wanneer ze door mensen worden verricht.

Hieronder zie je een schets van hoe wij middels bestaande softwarepakketten voor een van onze klanten automatisering hebben gerealiseerd.

Het bestel en facturatieproces is volledig geautomatiseerd. Wanneer een klant een bestelling plaatst en online betaalt wordt er een automatisch gegenereerde factuur verstuurd. Deze wordt vervolgens wéér automatisch in de boekhouding verwerkt. Niet op tijd betaald? Herinneringen worden ook automatisch verstuurd. Dit alles middels klantvriendelijke communicatie, volledig in de huisstijl van het bedrijf.

Daarnaast wordt in het CRM de klantinformatie centraal beheerd, saleskansen opgevolgd, uren geregistreerd, en projecten gemanaged.

De investering

Voor het bovengenoemde voorbeeld was de investering laag. Er vanuitgaande dat boekhoudsoftware en webshop al aanwezig waren, zijn er slechts een aantal zaken benodigd om de automatisering te voltooien:

  • Een CRM-systeem (in dit voorbeeld Teamleader), welke dient als centrale database: ca. €30,- / gebruiker / maand.
  • Een koppeling tussen Webshop en CRM (in dit geval door Woosa): ca. €27,- / maand.

In 5 stappen zelf aan de slag

1

Betrek je collega's

De belangrijkste en éérste stap bij elke verbetering; betrek je collega’s. Stel een team samen! Laat ze meedenken, neem beslissingen samen en bepaal de behoeften wat betreft automatisering. Het is een stuk makkelijker om veranderingen door te voeren wanneer er al draagvlak is binnen de organisatie.

2

Waarom?

Voordat je gaat automatiseren is het belangrijk te achterhalen waarom je wil automatiseren en wat je ermee hoopt te bereiken. Stel vooral ook kritische vragen:

  • Biedt software wel de juiste oplossing?
  • Wat kost het vs. wat levert het op?
  • Is dit proces belangrijk genoeg, of moeten we er misschien helemaal mee stoppen?

3

Selecteer de juiste software

Zodra je weet wat je wil automatiseren en waarom, kun je op zoek naar de software die het beste bij jouw bedrijf en processen past. Alles bij één leverancier is al lang niet meer nodig. Tegenwoordig bieden veel softwareleveranciers de mogelijkheid om te koppelen middels API’s, waardoor je vrijheid krijgt in de software die je kiest. Leveranciers bieden vaak kant-en-klare koppelingen aan met andere pakketten, welke je gemakkelijk zelf kunt instellen.

4

Implementeer & test

Wanneer je zover bent kun je gaan implementeren. Zorg dat je dit zorgvuldig en met aandacht doet. Welke data wil je overzetten? Welke koppelingen wil je maken? Maak een plan en voer dit stap voor stap uit. Vergeet niet te testen of alles werkt zoals je had beoogd!

5

Training!

Net zo belangrijk als het meenemen van je collega’s, is het geven van training aan alle personen die een rol spelen in de nieuwe werkwijze. Hoe gebruik je bepaalde software en wat kun je ermee?

In 5 stappen zelf aan de slag

Heb je een vraag, of wil je gewoon even sparren? Ik ga graag met je in gesprek!

✉ tom@wejoin.nl 📞 06 11 25 01 86 📆 Plan een online afspraak

deze blog delen

Share on email
Share on whatsapp
Share on linkedin

Een andere blog lezen?

stel een vraag

of

stuur een appje